Kaupungin pöytäkirjojen ja esityslistojen julkaisukäytäntöihin muutoksia
Jatkossa toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla vain julkisten asiakohtien osalta. Salaisten asiakohtien osalta salassapidon peruste ja päätöksen otsikko julkaistaan kokouksen jälkeen laadittavan päätösluettelon yhteydessä.
Pöytäkirjaamiskäytännössä erotetaan jatkossa julkiset ja salaiset asiat eri asiakirjoille, jolloin samaan kokoukseen toimitetaan sekä julkinen että salainen esityslista. Muutetun käytännön mukaan vain asianosaiset pääsevät näkemään salaiset tiedot.
Muutoksen taustalla on kaupungin käyttämä asianhallintajärjestelmä, jonka tietosuojakäytänteitä halutaan vahvistaa. Järjestelmässä salaisten asiakohtien päätöstekstit ovat hetkellisesti olleet tarkoitettua laajemman sisäisen käyttäjäjoukon saatavilla. Organisaation ulkopuoliset tahot eivät ole päässeet käyttämään tietoja.
Koska henkilötietoja on mahdollisesti ollut tarkoitusta laajemman joukon nähtävillä, on kaupunki ryhtynyt tietosuojakäytänteidensä mukaisiin jatkotoimenpiteisiin. Kaupunki on yhteydessä asianosaisiin ja tapahtuneesta ilmoitetaan tietosuojaviranomaisille.
